Der Deming Zyklus (Plan Do Check Act) und die Routine zur kontinuierlichen Prozessverbesserung

In der Welt des Qualitätsmanagements und der kontinuierlichen Verbesserung ist der Deming Cycle, auch als PDCA-Zyklus bekannt, ein fundamentales Konzept. Entwickelt von dem renommierten Qualitätsmanagementexperten Dr. W. Edwards Deming, bildet der PDCA-Zyklus die Grundlage für systematische Prozessverbesserungen in Organisationen weltweit.

Die Entstehung des PDCA-Zyklus

Der Deming Cycle wurde von Dr. Deming entwickelt, um Unternehmen einen systematischen Ansatz zur Qualitätsverbesserung zu bieten. Dr. Deming spielte eine entscheidende Rolle in der japanischen Wirtschaft nach dem Zweiten Weltkrieg und trug wesentlich dazu bei, die Prinzipien des Qualitätsmanagements zu verbreiten.

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus

Plan (Planen): In dieser Phase werden die Ziele und Maßnahmen definiert, die zur Prozessverbesserung führen sollen. Die Vorgehensweise umfasst

• Die Problembeschreibung (spezifisch und messbar)
• Die Zielsetzung
• Der Projektumfang (zum Beispiel: welcher Prozess, welche Produkte)
• Die wahrscheinlichen Ursachen des Problems
• Die Maßnahmen, die identifizierten Ursachen adressieren sollen

Do (Umsetzen): In dieser Phase werden die im Plan entwickelten Maßnahmen umgesetzt. Wichtig dabei ist, dass die Zielgröße gemessen wird. Gleichzeitig soll der Prozess sehr genau beobachtet werden. Die Maßnahmen sind wie ein Experiment, woraus die Prozessexperten möglichst viel lernen sollen.

Check (Überprüfen): Nach der Umsetzung erfolgt eine systematische Überprüfung und Bewertung der Ergebnisse. Dies umfasst die Analyse von Daten, die Bewertung der Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen und die Überprüfung, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden.

Act (Handeln): Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden Maßnahmen ergriffen, um die Prozesse weiter zu verbessern. Wenn die Ziele erreicht wurden, soll der neue Prozessablauf zum neuen Standard gemacht werden, um die Nachhaltigkeit der Verbesserung sicherzustellen. Wenn Ziele noch nicht erreicht wurden, werden Anpassungen vorgenommen und der Zyklus wiederholt.

Die Anwendung des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus wird seit Jahrzehnten in sehr verschiedenen Branchen und Unternehmensbereiche erfolgreich angewendet. Die Routine wird typischerweise verwendet um die Qualität von Prozessen und Produkten zu steigern, Kosten zu senken und Durchlaufzeiten zu reduzieren.

Die Vorteile des PDCA-Zyklus

1. Strukturierte Vorgehensweise: Durch die logische und strukturierte Vorgehensweise stellt man sicher, dass Probleme zielgerichtet und effektiv gelöst werden.
2. Teamengagement und -akzeptanz: Der PDCA-Zyklus fördert die Einbindung aller Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess. Die kontinuierliche Rückkopplung schafft eine Kultur der Zusammenarbeit und des Teamengagements. Außerdem wird durch die aktive Beteiligung der Mitarbeiter die Akzeptanz für neue Prozesse und Lösungen dramatisch erhöht.
3. Kontinuierliches Lernen: Durch die Experimente und die genaue Beobachtung deren Auswirkungen wird eine Kultur des Lernens gefördert.
4. Positive Fehlerkultur: Dadurch, dass Prozessveränderungen erstmal als Experimente gesehen werden, woraus das Team lernen kann und soll, wird das Thema „Fehler“ deutlich positiver besetzt: Es ist nicht schlimm etwas Neues auszuprobieren und dabei einen Fehler zu machen. Man soll aber immer etwas Positives daraus ableiten (lernen, neues Knowhow). Fehler werden in einer solchen Kultur vielmehr als Verbesserungsmöglichkeiten wahrgenommen.

Fazit

Der PDCA-Zyklus ist ein Eckpfeiler für Unternehmen, die eine systematische und effektive Methode zur kontinuierlichen Verbesserung suchen. Durch die klare Struktur bietet der Zyklus einen Rahmen, der nicht nur zur Lösung aktueller Probleme dient, sondern auch eine Kultur der ständigen Anpassung und Innovation fördert. In einer sich ständig wandelnden Geschäftsumgebung ist der PDCA-Zyklus ein unverzichtbares Instrument, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und nachhaltiges Wachstum zu gewährleisten.