Wertstromanalyse: Analyse und Optimierung von Prozessen

In einer Welt, in der Effizienz und kontinuierliche Verbesserung von entscheidender Bedeutung sind, spielt die Wertstromanalyse eine wichtige Rolle. Ursprünglich im Rahmen des Lean-Managements für die Produktion eingeführt, hat sich die Wertstromanalyse mittlerweile als leistungsstarkes Instrument erwiesen, das nicht nur in der Fertigung, sondern auch in administrativen Prozessen erfolgreich angewendet wird. Die Methode ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse umfassend zu verstehen, Verschwendung zu eliminieren und den Wertschöpfungsanteil zu maximieren.

Grundlagen der Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse ist ein systematischer Ansatz zur Visualisierung und Verbesserung von Prozessen. Ihr Hauptziel ist es, den Fluss von Materialien und Informationen von Anfang bis Ende zu verstehen und dabei Verschwendungen und Engpässe zu identifizieren.

Anwendung in der Produktion

In der Produktion ermöglicht die Wertstromanalyse Unternehmen, den gesamten Produktionsprozess zu durchleuchten. Angefangen bei der Rohstoffbeschaffung bis zur Auslieferung des Endprodukts werden alle Schritte kartografiert. Durch die Visualisierung des Wertstroms können Engpässe, Bestände, Wartezeiten und Probleme jeglicher Art identifiziert werden.

Wertstromanalyse in administrativen Prozessen

Der Erfolg der Wertstromanalyse zeigt sich darin, dass sie nicht auf die Fertigung beschränkt ist. In administrativen Umgebungen, wie im Finanzwesen oder im Kundenservice, kann die Methode genutzt werden, um den Informationsfluss, die Bearbeitungszeiten und den Wertbeitrag für den Kunden zu optimieren.

Vorgehensweise bei der Wertstromanalyse

Von großer Bedeutung ist es, dass eine Wertstromanalyse von den Prozessexperten im Team durchgeführt wird. Am besten soll dies vor Ort geschehen, also da, wo der Prozess abläuft. Ein wichtiges Ziel der Wertstromanalyse ist es, ein gemeinsames Verständnis vom Prozess zu entwickeln.

Prozessmapping: Der erste Schritt ist das detaillierte Mapping des aktuellen Zustands des Prozesses. Dies beinhaltet die Identifizierung aller Prozessschritte und Entscheidungspunkte. Man visualisiert dabei alle Prozessschritte zwischen Kundenauftrag und Lieferung des Produktes an den Kunden. Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um ein physikalisches Produkt oder um eine Dienstleistung oder Information handelt.

Zusätzlich werden für jeden Prozessschritt und Schnittstelle die relevanten Zahlen, Daten und Fakten gesammelt. Dies können zum Beispiel Bearbeitungszeiten, Wartezeiten, Lagerbestände, Rüstzeiten, Anzahl der Mitarbeiter, Verfügbarkeit der Anlagen oder sonstige sein.

Identifikation von Problemen und Verbesserungsmöglichkeiten: Durch die Analyse des aktuellen Zustands werden verschiedene Arten von Verschwendungen sichtbar, sei es in Form von Wartezeiten, unnötigen Transporten oder übermäßigen Beständen. Gleichzeitig werden die Prozessexperten schon jede Menge Ideen für Prozessverbesserung haben. Wichtig ist es sowohl die Probleme wie auch die Verbesserungsideen festzuhalten und im Wertstromstrom zu visualisieren.

Entwicklung des zukünftigen Zustands: Basierend auf den Erkenntnissen des Ist-Zustands wird ein Soll-Zustand entwickelt. Dieser beinhaltet Maßnahmen zur Beseitigung von Verschwendungen und zur Optimierung des Prozesses.

Umsetzung des verbesserten Zustands: Nach der Planung erfolgt die Umsetzung der identifizierten Verbesserungen. Dies kann schrittweise geschehen, um eine kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen. Man könnte dabei nach dem geschätzten Aufwand – Nutzen – Verhältnis priorisieren, und so die sogenannten „Low Hanging Fruits“ als erstes ernten.

Kontinuierlicher Verbesserungszyklus: Die Wertstromanalyse ist kein einmaliger Prozess. Nach der Implementierung von Verbesserungen wird der Zyklus erneut durchlaufen, um weitere Optimierungen vorzunehmen.

Die Vorteile der Wertstromanalyse

1. Ein gemeinsames Verständnis im Team: Durch die gemeinsame Erarbeitung der Wertstromanalyse lernt das Team die unterschiedliche Sichtweisen der Teammitglieder kennen.
2. Hohe Akzeptanz: Dadurch, dass das Team gemeinsam Zahlen, Daten und Fakten zu den einzelnen Prozessschritten sammelt, kann das Team gemeinsam Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Dies schafft in der Regel eine hohe Akzeptanz bei den Beteiligten für die weitere Vorgehensweise.
3. Kundenfokus: Die Wertstromanalyse fokussiert sich auf die Schaffung von Wertschöpfung für den Kunden. Dies hilft, Produkte oder Dienstleistungen besser an Kundenbedürfnisse anzupassen.
4. Eliminierung von Verschwendung: Durch die detaillierte Analyse und Identifikation von Verschwendung ermöglicht die Wertstromanalyse Unternehmen, Probleme zu lösen und Prozesse effizienter zu gestalten.
5. Reduzierung der Durchlaufzeit: Durch die Beseitigung von Engpässen und unnötigen Schritten wird die Durchlaufzeit reduziert, was zu kürzeren Lieferzeiten und dadurch eine erhöhte Kundenzufriedenheit führt.

Herausforderungen bei der Durchführung einer Wertstromanalyse

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile birgt die Wertstromanalyse auch Herausforderungen. Dazu gehört die Gefahr der Komplexität, wenn unnötig viele Details erfasst und analysiert werden. In größeren Teams nimmt der Aufwand der Kommunikation auch überproportional zu. Aus diesen Gründen ist es sehr ratsam, die Wertstromanalyse von einem erfahrenen Moderator begleiten zu lassen.

Fazit

Die Wertstromanalyse ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten und kontinuierlich verbessern möchten. Die Methode geht über die Produktion hinaus und hat sich als äußerst erfolgreich in administrativen Umgebungen erwiesen. Durch eine gründliche Analyse, Identifikation von Verschwendung und Implementierung von Verbesserungen können Unternehmen nicht nur Kosten reduzieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und eine kundenorientierte Unternehmenskultur fördern.